La empresa se compromete a mantener y mejorar un Sistema de Gestión y Control y Seguridad en la cadena de suministros, con el objetivo de prevenir, asegurar y reconocer amenazas, como son el contrabando, tráfico de armas, personas, mercancías prohibidas, actos de terrorismo, así como el intercambio de información en los procedimientos correspondientes.
En CODEX hemos establecido procedimientos orientados a cumplir con los más altos estándares de seguridad, con la finalidad de evitar que nuestras actividades, clientes y personal se vean afectados por la contaminación de mercancías ilícitas, tráfico de armas y personas, contrabando, mercancías prohibidas o terrorismo a través de las siguientes practicas:
Evaluación de riesgos, políticas y prácticas de SCS, revisión, gestión y corrección:
- Se realizará un Análisis de riesgo de manera anual con la finalidad de conocer los peligros a los cuales se encuentra expuesta nuestra agencia aduanal, establecer medidas de control y evitar que los riesgos se materialicen.
- Implementaremos políticas de seguridad orientadas a salvaguardar la cadena de suministro la cuales deberán ser actualizadas por lo menos una vez al año.
- Se deberán realizar auditorías internas a todos los procesos de seguridad con la finalidad de evaluar el cumplimiento a los procesos implementados y establecer acciones correctivas.
- Difundir y desarrollar planes de contingencia que permitan contar con procesos para preservar la seguridad en la cadena de suministro.
Inspección y mantenimiento de nuestras instalaciones.
- Se deberá preservar la integridad de las estructuras a través de la programación de inspecciones periódicas orientadas al mantenimiento preventivo y correctivo, contemplando el alumbrado, accesos y bardas perimetrales.
- Se tendrá un control de los estacionamientos con la finalidad de verificar el uso correcto de los mismos, evitar el robo de mercancía, documentación o bienes de la agencia aduanal.
- El control de llaves y tarjetas de acceso deberá ser limitado a través de la distribución mínima de llaves al personal de la agencia aduanal, contando con procesos para el préstamo, retiro y tratamiento para perdidas.
- Se deberá verificar que las cámaras que integran el CCTV, estén ubicadas de tal manera que vigilen áreas sensibles y accesos, así mismo deberán ser inspeccionadas y tener un proceso para el mantenimiento correctivo y preventivo.
Controles de accesos físicos
- Se deberá contar con personal de seguridad en las áreas de operación para controlar el ingreso de personal y/o visitantes, así como impedir entrada a personas no autorizadas.
- Se deberá identificar a empleados de CODEX, así como a los visitantes y proveedores con fines de acceso a las instalaciones.
- Todo el personal deberá conocer el procedimiento para identificar, enfrentar o reportar personas y/o vehículos no autorizados o identificados.
- Capacitar al personal para recepción e identificación de paquetería.
Socio Comerciales
- Se deberá de contar con la política de aceptación de clientes y proveedores donde se especifique la documentación requerida.
- Se deberá solicitar requisitos adicionales para la protección de la cadena de suministros a los socios comerciales que intervengan en la cadena de suministros.
- Se deberán verificar los requisitos en materia de seguridad con los socios comerciales una vez al año.
Seguridad de procesos
- Se deberá de contar con un mapeo de procesos por los que atraviesa el flujo de la información y las mercancías con la finalidad de tener una visión amplia de las operaciones en materia de comercio exterior.
- El personal de operaciones deberá conocer el procedimiento para detectar y reportar discrepancias en la mercancía.
- Se deberá contar con un procedimiento de manejo y protección de información de despacho aduanero para garantizar que toda la información tanto la recibida por el cliente como la generada por CODEX sea legible, completa y segura.
- Se realizarán revisiones periódicas de inventarios y almacenaje de carga, así como del material de empaque y embalaje.
- El personal clave en la operación deberá contar con dispositivo móvil con la finalidad de mantener informada a las áreas involucradas en el despacho de mercancía el estatus de la misma.
Gestión del despacho aduanero
- Se deberá contar con los procedimientos documentados a detalle del despacho aduanero.
- Todo el personal deberá conocer la política de uso de gafetes.
Seguridad de los vehículos de carga, contenedores, remolques y/o semirremolques
- El personal encargado de la colocación de candados y sellos fiscales deberá estar capacitado adecuadamente en dicha actividad.
- Se deberá contar con un procedimiento donde se describa el control, asignación, resguardo, manejo de discrepancias y destrucción de sellos y candados.
Verificación de antecedentes laborales
- Se deberá verificar la información asentada en el currículo del candidato, así como solicitar requisitos más estrictos a los candidatos que por la sensibilidad de su cargo así lo requiera.
- Todo el personal deberá de firmar el acuerdo de confidencialidad de CODEX.
- Se deberá contar con un procedimiento para la baja del personal y mantener una base de datos actualizada del personal.
Seguridad de la información y documentación
- Se deberá resguardar la información sensible e importante en un área restringida y con acceso limitado.
- Se deberá contar con políticas y procedimientos de tecnología de informática las cuales todos los empleados deberán conocer.
- Se deberá de contar con respaldo de la información sensible de CODEX.
Capacitación en seguridad y concientización
- Todos los empleados deberán conocer, comprender y aplicarlas políticas de seguridad en la cadena de suministros.
- Se asegurará que el personal de operaciones cuente con un programa de concientización sobre consumo de alcohol y drogas, así como mantener periódicamente programas de actualización.
Manejo e investigación de incidentes
- Todo el personal deberá conocer el procedimiento para detectar y notificar cualquier tipo de anomalías.
- Se deberá contar con un procedimiento para la investigación y análisis de anomalías con la finalidad de evitar que vuelvan a ocurrir.
Todas nuestras políticas y prácticas son revisadas y actualizadas por el Director General anualmente o antes si la situación así lo amerita.